Sfrutta il content design per migliorare i processi interni

Ti è mai capitato di chiedere a un tuo collaboratore di svolgere un lavoro e ricevere un risultato completamente diverso da quello che avevi in testa? Piccolo spoiler: la colpa non è solo sua!

Spesso pensiamo che le incomprensioni siano colpa degli altri o della fretta, ma la verità è che dipendono da come comunichiamo, sia come persone che come azienda. La comunicazione fatta bene, infatti, non aiuta solo a vendere di più, ma anche a migliorare i processi interni e a smettere di perdere tempo e serenità.Vediamo cosa comporta una comunicazione aziendale fatta male e come puoi migliorarla fin da subito. 

Come migliorare la comunicazione interna per ridurre i costi

Siamo abituati a curare ogni singola parola quando scriviamo un post su Facebook o il testo del nostro sito web, perché sappiamo che un messaggio sbagliato può far scappare un cliente. Se una comunicazione verso l’esterno non ci fa guadagnare di più, però, la comunicazione interna fatta male è anche peggio perché ci fa perdere risorse.

Prova a pensare a quanto tempo perdi ogni settimana per spiegare due volte la stessa cosa a un fornitore o per correggere un errore nato da una richiesta poco chiara. Questo tempo ha un valore economico preciso che stai sottraendo alla tua attività.

Se un pulsante sul sito deve essere chiaro per far cliccare l'utente, ancor più chiare devono essere le istruzioni che dai a chi lavora con te per creare quel pulsante o per gestire uno specifico progetto.

Utilizzare le tecniche di scrittura e progettazione dei contenuti anche per i flussi interni non è un esercizio di stile ma un vero e proprio strumento di risparmio.

Quando all’interno della tua azienda le informazioni circolano in modo fluido diminuiscono gli errori, cala lo stress e improvvisamente ti accorgi di avere più tempo per dedicarti alla crescita della tua azienda.

Cosa puoi fare nel concreto per migliorare la tua comunicazione interna?

Ecco qualche consiglio:

Dai un nome univoco alle cose

Uno dei primi ostacoli alla produttività è il disordine digitale che regna nei nostri computer. 

Immagina di dover cercare un documento urgente mentre sei al telefono con un cliente importante e di trovarti davanti a una lista di file chiamati "bozza 1", "bozza finale" e "bozza vera". Il panico sale e la professionalità percepita dall'altra parte del filo scende.

Il content design ci insegna l'importanza dell'architettura delle informazioni, ovvero l'arte di organizzare i contenuti in modo logico affinché siano facili da trovare per chiunque. Questo principio vale per il menu del tuo sito tanto quanto per le cartelle del tuo archivio o del tuo Drive condiviso.

Dare nomi parlanti ai file significa scegliere etichette che descrivano esattamente il contenuto senza bisogno di aprirlo. Ad esempio potresti decidere che ogni preventivo deve essere nominato con la data invertita, il nome del cliente e il tipo di servizio. Sembra una banalità ma stabilire queste piccole regole di nomenclatura, o naming se vogliamo dirla in inglese, permette a te e al tuo team di recuperare le informazioni in pochi secondi senza dover chiedere aiuto a nessuno.

Scrivi richieste che non lasciano dubbi

Quando deleghi un compito a un assistente o chiedi un intervento a un tecnico esterno stai di fatto scrivendo un piccolo progetto. Se la tua richiesta è vaga il risultato sarà quasi sicuramente deludente e ti costringerà a chiedere modifiche su modifiche.

Qui entra in gioco la capacità di definire i requisiti in modo nitido fin dall'inizio.

Invece di scrivere una mail veloce dicendo "fammi una grafica più moderna", fermati un attimo a riflettere su cosa intendi davvero per moderna e quali elementi specifici devono essere presenti.

È un po' come quando progetti una pagina web e devi decidere cosa mettere in primo piano per guidare l'utente. Nel caso dei processi interni il tuo utente è il tuo collaboratore e il tuo obiettivo è metterlo nelle condizioni di lavorare bene al primo colpo. Per scrivere una richiesta a prova di bomba prova a includere sempre questi elementi essenziali:

• Il contesto, ovvero spiega perché stiamo facendo questa attività e a cosa serve

• L'obiettivo finale descritto in modo concreto e misurabile

• Le scadenze precise entro cui ti aspetti di ricevere il lavoro

• I materiali o le risorse che metti a disposizione per svolgere il compito

• I vincoli da rispettare assolutamente come budget o formati tecnici

Scrivere tutto questo richiede cinque minuti in più all'inizio ma ti risparmia ore di correzioni e telefonate chiarificatrici nei giorni successivi.

Crea una cultura del feedback e della collaborazione

Se la comunicazione non ha funzionato, non mettere la testa sotto la sabbia!

Magari hai scritto la procedura perfetta ma il risultato finale non è quello che speravi. Prima di far salire la rabbia, fermati a pensare su come hai fatto quella richiesta e se potevi chiederla meglio.

Proprio come accade con l’ottimizzazione continua dei contenuti basata sui dati reali, anche nella gestione interna, non cercare il colpevole, ma cerca l'errore nel processo per capire dove si è inceppato il meccanismo.

Avere l'umiltà di chiedere cosa non era chiaro nelle nostre istruzioni o se mancava qualche informazione chiave trasforma l'errore in un dato utile per migliorare la volta successiva e affinare il tuo metodo di delega. Instaurare un momento di confronto dopo ogni progetto o consegna aiuta a sciogliere i nodi e crea un clima di fiducia dove tutti si sentono liberi di fare domande prima di sbagliare.

La collaborazione vera nasce proprio quando smettiamo di difendere il nostro orticello e iniziamo a chiederci come possiamo aiutarci a vicenda a lavorare meglio.

Pensa all’azienda come il primo cliente da soddisfare

Arrivati a questo punto è chiaro che curare la comunicazione interna non è un vezzo da grandi aziende, ma una strategia imprenditoriale. Il cambio di prospettiva fondamentale sta nel trattare la tua azienda e i tuoi collaboratori esattamente come tratti i tuoi migliori clienti.

Quando progetti un contenuto per l'esterno ti preoccupi che sia leggibile, utile e piacevole. Inizia a pretendere la stessa qualità per i documenti, le procedure e le comunicazioni che usi ogni giorno per lavorare. Questo approccio trasforma il modo in cui gestisci i progetti perché sposta l'attenzione dal semplice "fare le cose" al "creare valore".

Un processo chiaro è un prodotto che funziona. Un archivio ordinato è un servizio efficiente. Una delega ben scritta è un investimento sul risultato.

Iniziare a vedere la struttura interna della tua attività con gli occhi di un designer ti permette di individuare i colli di bottiglia e risolverli con la stessa creatività che useresti per una campagna pubblicitaria. Portare la logica del content design dentro i processi aziendali è il primo passo per smettere di rincorrere le urgenze e iniziare a guidare la tua attività con consapevolezza.

Le parole creano la realtà in cui lavoriamo ed è nostra responsabilità sceglierle con cura per costruire un ambiente di lavoro sano, produttivo e capace di generare valore reale.

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