Scopri come usare il Backlog per filtrare le urgenze e concentrarti solo sulle attività che portano valore reale al tuo business. Leggi qui.
Ti è mai successo di guardare la tua lista delle cose da fare e sentire un nodo allo stomaco perché ogni singola voce sembra avere la massima priorità? Spesso ci svegliamo con l'idea di voler spaccare il mondo, ma finiamo la giornata esausti perché abbiamo rincorso solo le urgenze degli altri senza aver fatto un passo concreto verso i nostri obiettivi reali. Ore a rispondere a email non urgenti, a modificare un dettaglio per un cliente, mentre il tuo progetto di comunicazione, che potrebbe davvero far scalare la tua azienda, è rimasto fermo nel cassetto. Questa sensazione di essere in apnea è molto stancante, ma è anche il segnale che stai perdendo il controllo sulla tua risorsa più preziosa: il tempo. Come puoi organizzare la tua comunicazione, uscire dall’ansia di fare tutto subito, e ritrovare la bussola della tua strategia? Scopriamolo insieme.
Perché ogni richiesta diventa una questione di vita o di morte
Il motivo per cui scivoliamo nel caos è che spesso non abbiamo un filtro capace di proteggerci dal rumore di fondo. Tendiamo a pensare che dire di sì a ogni stimolo sia un segno di efficienza o di disponibilità verso i nostri stakeholder ovvero tutte le persone che hanno un interesse nel nostro lavoro, dai clienti ai collaboratori fino a titolari e soci.
In realtà questo comportamento nasce da una mancanza di criteri oggettivi per valutare cosa porti davvero valore e cosa sia solo una distrazione travestita da necessità.
Spesso ci innamoriamo dell'idea di poter gestire tutto insieme, ma questa è un'illusione che frammenta la nostra attenzione e ci impedisce di concentrarci sulle attività che ci muovono verso i nostri obiettivi. Quello che possiamo fare per uscire da questo loop è definire delle priorità e decidere una volta per tutte cosa devi davvero fare e cosa invece puoi fare domani.
Il Backlog come scudo della tua produttività
Per uscire dalla trappola del dover fare tutto e subito dobbiamo ragionare la comunicazione come un prodotto, adottando uno strumento tanto semplice quanto potente: il Backlog.
Il backlog è una lista ordinata di tutte le attività da fare, ma pesate in base al loro impatto reale per il successo della tua attività di comunicaizone.
Immagina questo spazio come un magazzino dove ogni nuova idea o richiesta deve fermarsi prima di entrare in produzione. Invece di tuffarti subito a fare qualsiasi richiesta arrivi, devi imparare a parcheggiare le richieste in questa lista e valutarle solo in momenti stabiliti per poi lavorarle secondo priorità.
In questo modo proteggi la tua attenzione decidiamo in anticipo su cosa vuoi concentrarti nel prossimo ciclo di lavoro, ignorando tutto il resto fino alla fine del ciclo.
Come scegliere su cui lavorare davvero
Lavorare con un backlog ti permette di tenere traccia di tutto ciò che arriva alla tua attenzione, senza però perdere di vista i tuoi obiettivi.
Per poter procedere nel lavoro e creare davvero valore, però, le idee del backlog devono essere trasformate in azioni, ed è qui che entrano in gioco i requisiti.
Ogni volta che arriva una nuova proposta dobbiamo chiederci se risponde ai requisiti fondamentali della nostra strategia attuale ovvero se ha quelle caratteristiche necessarie che abbiamo definito per raggiungere il successo. Se una richiesta è coerente può essere processata e messa a terra, se non è coerente può restare nel backlog in attesa di tempi migliori, cioè finché non l’avremo sviluppata a dovere.
Adottare una mentalità organizzata e focalizzata su ciò che davvero ha valore per la tua comunicazione è il regalo più grande che puoi fare alla tua attività e al tuo team marketing.
Solo quando smetti di reagire in modo impulsivo e inizi a governare il flusso del lavoro attraverso un ordine di valore puoi davvero migliorare la produttività e costruire un ambiente di lavoro più sano e consapevole, dove il valore viene rilasciato in modo costante.
Vedere i progetti che arrivano a compimento uno dopo l'altro senza il fiato corto ti darà la forza di continuare a investire nel metodo invece che nel caos. La vera eccellenza non sta nel fare mille cose a metà, ma nel saper scegliere quelle poche azioni che cambieranno davvero il volto del tuo business.
Senti che le priorità della tua azienda sono messe in discussione dalle urgenze quotidiane?
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