Come progettare presentazioni che portano all’obiettivo

Ti è mai capitato di assistere a presentazioni piene zeppe di dati interessantissimi ma impaginate in muri di testo illeggibili, che fanno perdere il filo dopo due minuti? O, al contrario, di vedere slide bellissime, piene di immagini emozionali, che però alla fine ti hanno lasciato con un pugno di mosche in mano e zero informazioni concrete?

Quando crieamo delle delle slide, a volte ci troviamo divisi: da una parte sentiamo l'urgenza di dire tutto per dimostrare la nostra competenza, dall'altra l'ansia di dover essere creativi a tutti i costi per non annoiare la platea.

Il risultato?

Ore e ore a saltare tra il contenuto e la forma, senza mai trovare un equilibrio e finendo per consegnare un lavoro che non ci soddisfa e confonde chi ci ascolta. Vediamo insieme come bilanciare al meglio le nostre presentazioni affinché diventino un prodotto comunicativo efficace che ci avvicina ai nostri obiettivi.

Contenuto e design: due treni che viaggiano insieme

Il motivo per cui spesso le slide che creiamo finiscono per non essere funzionali è che tendiamo a trattare la grafica come una semplice decorazione da aggiungere alla fine, come la ciliegina sulla torta. In realtà nella comunicazione la forma è sostanza: il modo in cui presentiamo un'informazione determina se quella informazione verrà capita o ignorata. Se usi le slide come un gobbo dove scrivere le parole che dirai durante la presentazione, stai chiedendo al tuo pubblico uno sforzo cognitivo enorme per decifrare il messaggio, e per non addormentarti. D'altra parte, se scegli una presentazione animata solo per riempire lo schermo di elementi decorativi senza una logica narrativa, crei rumore visivo che distrae dall'obiettivo.

Una presentazione efficace nasce quando la struttura del discorso e la progettazione visiva lavorano insieme per accompagnare lo spettatore nel ragionamento logico e portarlo verso la conclusione che desideri.

Ecco i tre passaggi chiave da seguire per creare presentazioni che arrivano dritte al punto:

1. Definisci la sostanza prima della forma

Prima di scegliere i colori o le transizioni, devi trattare le informazioni di cui vuoi parlare come elementi del tuo backlog. Elenca tutti le informazioni che conosci sull’argomento e poi chiediti: qual è l'obiettivo unico di questa presentazione?

Cosa vuoi che le persone facciano o pensino una volta uscite dalla stanza?

Mettere nero su bianco i tuoi obiettivi ti aiuta a selezionare solo le informazioni vitali per raggiungerli e dimenticare tutto il resto, almeno per questa presentazione.

2. Scegli lo strumento giusto per valorizzare il messaggio

Powerpoint? Canva? Gamma?

Online ci sono così tante opzioni che è facile bloccarsi ancora prima di iniziare a scrivere la prima slide.

Per prima cosa tranquillizzati: il software è solo un mezzo per facilitare l'esperienza dell'utente, non il fine ultimo del tuo lavoro. Anche la scelta dipende dall'obiettivo che vuoi raggiungere.

PowerPoint resta il re indiscusso se lavori in ambienti corporate strutturati, dove il pacchetto Office viene imposto dall’alto, o se devi gestire grafici complessi e moli di dati che richiedono precisione millimetrica.

Canva Presentazioni è l'alleato perfetto se il tuo focus è l'impatto visivo e la velocità: grazie ai suoi template già pronti, infatti, ti permette di creare presentazioni accattivanti anche se non sei un designer. In più poi lavorare in cloud con il tuo team per velocizzare il lavoro e mettere insieme le vostre idee.

Infine c'è Gamma, la nuova frontiera basata sull'Intelligenza Artificiale: è lo strumento ideale per generare una prima bozza in pochi secondi quando hai il blocco dello scrittore, ma come tutte le AI ha bisogno di essere addestrata e il suo risultato deve essere affinato per diventare davvero efficace.

Insomma, non esiste il tool perfetto in assoluto, esiste solo quello che serve meglio la tua strategia in questo preciso momento. Qualcunque tool deciderai di utilizzare, infatti, il risultato sarà eccellente se hai lavorato bene nella struttura delle informazioni e se curerari anche l’ultimo step del lavoro.

3. Dedicati al design

Un buon design è quello che rende il contenuto accessibile: spazi bianchi per far respirare la lettura, immagini che spiegano concetti complessi a colpo d'occhio e grafici che sintetizzano i dati.

Quando crei le tue presentazioni, non devi aver paura di tagliare il testo superfluo per lasciare spazio alla chiarezza visiva e alla piacevolezza grafica.

In ottica di MVP, la prima versione della tua presentazione sarà funzionale e chiara, ma poi devi rivedere l’aspetto grafico per renderlo più interessante. Immagini, video e animazioni tengono alta l’attenzione e aiutano a capire meglio i concetti, ma se esageri la grafica rischia di diventare una distrazione.

Come trovare l'equilibrio perfetto tra estetica e funzionalità

Una presentazione professionale non è né un documento di Word proiettato sul muro, né un'opera d'arte astratta: è un prodotto strategico bilanciato.

Smettere di vedere la grafica e il contenuto come nemici è il primo passo per alzare il livello della tua comunicazione aziendale e riuscire a raggiungere i tuoi obiettivi. Cura il contenuto affinché sia chiaro, cura l’estetica affinché la fruizione sia piacevole e fluida. Unire questi due mondi significa progettare esperienze che non solo informano, ma convincono e portano dritti all'obiettivo. E se senti di non sapere da dove iniziare, non temere: puoi sempre utilizzare modelli pre-impostati per superare il blocco dello scrittore e creare presentazioni che lasceranno tutti a bocca aperta.

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